Ma je w ogromnej ilości każde biuro i każda firma. Panoszą się na biurkach, w szufladach i segregatorach. O czym mowa? Oczywiście o dokumentach. O różnego rodzaju papierach, papierkach i papierzyskach. Będą to oczywiście rachunki, faktury, umowy, aneksy i wiele, wiele innych. Nieuporządkowane będą wysypywać się z każdej szafki i wyzierać z każdego kąta. Stracimy mnóstwo czasu na ich upychanie gdzie popadnie a później na ich szukanie, gdy jednak okaże się, że akurat są potrzebne. Gdy ostatecznie zdarzy się tak, że coś naprawdę zginęło (a do naszej firmy jak na złość zawita urzędowa kontrola!), możemy znaleźć się w naprawdę dużych tarapatach.
Rozwiązanie tego problemu jest proste: odpowiednio dobrany system archiwizowania i przechowywania dokumentów. Szafa na dokumenty – stosownych rozmiarów i o odpowiedniej ilości szafek, szuflad i schowków. Jeśli jedna to za mało, niech będzie więcej niż jedna. Doświadczenie z naszej polskiej rzeczywistości uczy bowiem, że choć teoretycznie jesteśmy w dwudziestym pierwszym wieku i w epoce cyfrowej, to w wielu sytuacjach nie ma to jak stary, dobry, wydrukowany dokument, najlepiej z własnoręcznym podpisem.
W przeciwieństwie do dokumentów elektronicznych, które przechowywać możemy na dysku czy w chmurze, tradycyjne papierowe dokumenty mają jednak to do siebie, że potrzebują fizycznego miejsca przechowywania. Szafa na dokumenty jak najbardziej może być takim miejscem. Nie możemy iść jednak na łatwiznę i wszystkich papierów, które zalegały nam na biurku (czy o które potykaliśmy się na podłodze) jak gdyby nigdy nic, za jednym zamachem, ot tak przerzucić do szafy. Bez przeglądnięcia, posortowania i opisania będziemy mieć ten sam bałagan, tyle że chwilowo schowany za eleganckimi frontami naszej świeżo zakupionej szafy (w której za jakiś czas zapewne przestanie się już mieścić i znów zacznie kłuć nas w oczy).
Szafa na dokumenty, choćby najlepsza i najpojemniejsza, nie posprząta za nas bowiem bałaganu wytrwale gromadzonego przez lata. Jeśli już do niego doprowadziliśmy, musimy stanąć na wysokości zadania i raz a dobrze rozprawić się z rozgardiaszem. Cześć dokumentów na pewno nie jest nam już potrzebna i z czystym sumieniem można się ich pozbyć (oczywiście nie wynosimy ich na śmietnik ale pozbywamy się ich z pomocą niszczarki, która pozwoli nam zapobiec niezwykle ryzykownemu wyciekowi poufnych danych). Pozostałe trzeba posegregować według stosownego klucza i odpowiednio jasno opisać. Dzięki temu w razie kontroli wszystko szybko znajdziemy i unikniemy niepotrzebnego stresu!
